Motor do Simples: NFS-e emitidas em período diferente da competência – e-Auditoria

É comum que prestadores de serviço emitam a NFS-e no mês seguinte ao da prestação. Por exemplo, um serviço prestado em julho tem a nota emitida em agosto, com a competência informada como julho. Este artigo explica como o Motor do Simples trata essas notas e o que fazer para que elas entrem na apuração correta.

O que é

Uma NFS-e tem duas datas diferentes, e elas podem cair em meses distintos:

Data	O que representa	Usada pelo Motor?
Data de emissão	O dia em que a nota foi gerada.	Não
Data de competência	O mês em que o serviço foi prestado e em que a receita deve ser reconhecida.	Sim

Quando a nota é emitida depois do mês da prestação, a receita pertence ao mês da competência, e não ao mês da emissão.

Como funciona

O Motor do Simples usa a data de competência dos documentos para reconhecê-los e processá-los. A data de emissão não é usada para isso.

Na prática, se você carregar um pacote de XMLs que inclui notas emitidas em agosto com competência em julho:

O Motor lê a competência de cada nota.
As notas de competência julho são direcionadas para a apuração de julho.
As notas de competência agosto vão para a apuração de agosto.

O pacote pode ser carregado normalmente, com notas de competências diferentes misturadas. Não é preciso separar os arquivos por mês antes do envio.

Comportamento padrão

O Motor só cria e processa automaticamente a apuração do período vigente.

Para competências anteriores, a apuração fica com o status "Aguardando" até que o usuário execute manualmente a ação "Processar Apuração".

Isso explica a impressão de que o sistema ignora as notas de competência anterior. Na verdade, as notas foram reconhecidas e associadas à competência correta. A apuração daquele mês só ainda não foi processada.

Passo a passo para processar uma competência anterior

Carregue os XMLs normalmente no Motor do Simples.
Acesse a apuração da competência anterior (no exemplo, julho).
Confira se o status está como "Aguardando".
Clique em "Processar Apuração".
Aguarde a conclusão. A apuração será finalizada e passará a considerar as notas daquela competência.

Armadilhas operacionais

⚠️ Atenção

"As notas sumiram": elas não foram descartadas. Elas estão vinculadas à competência correta, aguardando o processamento da apuração daquele mês.
Olhar apenas o mês vigente: quem confere só a apuração do mês atual não vai encontrar as notas de competência anterior, porque elas foram para o mês de prestação.
Corrigir direto no e-CAC sem necessidade: antes de ajustar manualmente no e-CAC, verifique se a apuração anterior está em "Aguardando" e processe pelo Motor.
Competência preenchida errada na nota: o Motor confia na competência informada no XML. Se o emissor preencheu a competência incorretamente, a nota irá para o mês errado. Nesse caso, a correção deve ser feita na origem (nota fiscal).

O que isso significa para o escritório contábil

Clientes que faturam serviços no mês seguinte são atendidos normalmente pelo Motor, sem retrabalho de separar arquivos.
A rotina do escritório precisa incluir uma conferência das apurações de meses anteriores sempre que forem carregadas notas com competência retroativa.
Processar a apuração anterior pelo Motor evita ajustes manuais no e-CAC e mantém o histórico da apuração dentro da plataforma.

Perguntas frequentes

O Motor do Simples considera a data de emissão ou a data de competência?
A data de competência. A data de emissão não define em qual apuração a nota entra.

Carreguei as notas, mas a apuração do mês anterior não mudou. O que aconteceu?
Para meses anteriores ao período vigente, a apuração não é processada automaticamente. Acesse a apuração da competência e clique em "Processar Apuração".

Preciso separar os XMLs por competência antes de carregar?
Não. Você pode carregar o pacote completo. O Motor distribui cada nota de acordo com a competência informada.

Por que a apuração do mês anterior está como "Aguardando"?
Esse é o status padrão para apurações fora do período vigente que receberam documentos. Ela permanece assim até que o usuário execute a ação "Processar Apuração".

Posso continuar corrigindo direto no e-CAC?
Pode, mas não é necessário. Processando a apuração da competência correta no Motor, as notas passam a ser consideradas no cálculo daquele mês.