Introdução
Reunimos nesta seção as principais dúvidas de clientes sobre o Motor Fiscal.
Aqui você encontrará respostas objetivas sobre configuração, classificação de itens, apuração automática e responsabilidades no uso do módulo.
O objetivo é ajudar você a utilizar o Motor Fiscal com mais segurança, clareza e aproveitamento dos seus benefícios.
1. Configuração da empresa
1. Qual o passo a passo para realizar a configuração da empresa?
É necessário seguir a ordem: Cadastra a empresa no módulo gestão de empresas juntamente com o certificado digital configura a empresa no módulo motor do simples importar as notas fiscais.
2. O Motor do Simples faz a apuração sozinho?
Ele realiza a apuração automaticamente desde que:
A empresa esteja configurada corretamente
Os documentos fiscais estejam importados
Os itens estejam classificados
Importante: O sistema automatiza o processo, mas a responsabilidade pela conferência é do usuário.
3. Posso informar qualquer data no campo “Data da Opção pelo Simples Nacional”?
Recomendamos que seja informada a data correta de opção pelo Simples Nacional. Essa informação pode ser consultada no site da Receita Federal, informando o CNPJ da empresa, por meio do link: https://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/aplicacoes.aspx?id=19
4. Como realizar o cadastro de uma empresa que possui filial?
As filiais devem ser cadastradas no módulo de Gestão de Empresas. No entanto, no motor, somente a empresa matriz precisa ser configurada. O motor vincula automaticamente todos os estabelecimentos da pessoa jurídica ao realizar a apuração.
Importante: Uma empresa com matriz e filiais consome apenas 1 limite de CNPJ.
5. A configuração precisa ser feita todo mês?
Não. A configuração da empresa no Motor Fiscal é feita apenas uma vez.
Após isso, a apuração ocorre automaticamente conforme o dia configurado.
6. Empresas optantes pelo regime de Caixa podem ser configuradas no motor?
Sim, podem. No entanto, o processo de automação ocorre inicialmente para empresas optantes pelo regime de competência.
Em breve incluiremos a possibilidade de informar receitas no regime de caixa.
7. Qual data deve ser informada no campo “Dia do mês para apuração”?
Informe um dia anterior ao vencimento do Simples Nacional, entre 01 e 20. Esse campo define quando o sistema realizará automaticamente a apuração do Simples Nacional referente ao período.
Por isso, recomenda-se escolher um dia em que todos os documentos fiscais do período já tenham sido importados na plataforma, garantindo que a apuração considere toda a receita do mês.
Atenção: se a empresa for configurada no motor após o dia escolhido para apuração, o sistema não executará a apuração naquele mês, pois o dia configurado já terá passado.
Exemplo:
A empresa foi configurada no motor em 10/03/2026.
Se o objetivo é apurar a competência 02/2026, o dia de apuração deve ser posterior à data da configuração, por exemplo dia 12.
Se for configurado um dia anterior, como dia 08, o próximo processamento automático ocorrerá apenas em 08/04/2026, quando o prazo de transmissão da competência 02/2026 já terá vencido.
Nessa situação, a apuração da competência vigente poderá ser processada manualmente, evitando atraso na transmissão.
8. O Motor so SImples serve para qualquer empresa?
Atualmente, a automação completa é destinada a:
Empresas com atividade de comércio
Empresas que apuram pelo regime de competência
Empresas:
Com receitas de outros segmentos além do comércio precisarão inserir manualmente as receitas na apuração.
9. É possível cadastrar mais de um e-mail para o envio automático dos documentos?
No momento, o sistema permite cadastrar apenas um e-mail por empresa.
10. O que acontece ao desabilitar a função “Classificar itens automaticamente conforme sugestão do e-Consulta”?
Ao desativar essa função, o motor deixará de realizar a classificação automática dos itens. Nesse caso, a classificação deverá ser confirmada pelo usuário através da página “Classificação de Itens”.
11. O que acontece se eu não classificar os itens?
A apuração poderá:
Ficar com pendência
Ser calculada incorretamente
Não ser transmitida
A classificação correta é essencial para o cálculo adequado do imposto.
12. O que acontece ao habilitar a função “Classificar ICMS pelo CFOP”?
Ao ativar essa função, o motor passará a classificar o ICMS com base no CFOP informado na nota fiscal e não com base no CEST do item vendido. Já a classificação de PIS/COFINS continuará sendo realizada com base na NCM do item.
2. Documentos fiscais | Importação de documentos
1. Qual modelo de certificado digital é aceito?
O sistema aceita apenas o e-CNPJ A1, seja da empresa ou do contador devidamente autorizado por procuração.
2. Quais documentos fiscais são aceitos?
São aceitos apenas arquivos em formato “XML” correspondentes às notas fiscais modelos 55, 65 e 59 (NF-e, NFC-e e SAT) das operações de saída.
3. Por que notas fiscais de serviços não são aceitas?
No momento, a automação deste módulo é destinada a empresas que possuem atividade de comércio. Para empresas que apuram receitas de outros segmentos - ainda que concomitante ao comércio - será necessário inserir a receita manualmente na apuração do período. A apuração automática das receitas de serviço está prevista no roadmap para o terceiro trimestre de 2026.
4. Quais notas fiscais devem ser importadas?
Devem ser importadas as notas fiscais de saída. Em relação às notas fiscais de entrada, devem ser importadas apenas as notas de devolução, uma vez que as devoluções realizadas por terceiros são abatidas da apuração do Simples Nacional.
5. Por que o motor não realiza análise de notas fiscais de entrada?
Porque, neste momento, o foco do motor está nas operações de saída, com o objetivo de realizar a apuração do Simples Nacional para transmissão ao PGDAS.
6. É necessário importar nota fiscal cancelada e/ou inutilizada?
Sim. No caso de nota cancelada, deve-se importar o XML da nota juntamente com o respectivo evento de cancelamento. Já para notas inutilizadas, é necessário importar o evento de inutilização correspondente.
7. O que acontece se o Contador não possuir o evento de cancelamento da nota?
Caso o contador não possua o evento de cancelamento da nota, deverá solicitá-lo ao cliente. Se a nota for importada sem o respectivo evento, o sistema não conseguirá identificar que ela está cancelada e, portanto, irá considerá-la na apuração.
Obs: Inicialmente, como alternativa caso o cliente não possua o evento de cancelamento, recomendamos que a nota não seja importada. Em breve, serão implementadas melhorias na plataforma que permitirão informar o cancelamento mesmo sem o respectivo evento.
8. Como realizar a importação dos documentos?
Na plataforma e-Auditoria a importação de documentos pode ser realizada de forma manual por meio da Central de Importação ou de forma automática por meio do Capturador de Documentos.
9. O capturador de documentos é obrigatório?
Não. Você pode realizar a importação dos documentos manualmente. No entanto, o capturador automatiza esse processo, tornando-o mais ágil e reduzindo o esforço operacional no dia a dia.
10. O processo de importação das notas via capturador é instantâneo?
Não. As notas podem levar até 24 horas para serem exibidas no sistema.
11. O motor identifica automaticamente as notas já capturadas?
Sim, desde que a empresa tenha sido configurada no motor antes da importação.
12. O que acontece se importar as notas antes de configurar a empresa no motor?
Nesse caso, será necessário excluir as notas importadas e realizar a importação novamente.
13. Qual o impacto de excluir notas após apuração?
Ao excluir as notas, o relatório de movimentação ficará sem informações. O histórico da apuração será mantido, mas não será possível gerar relatórios detalhados dessas notas.
3. Classificação fiscal
1. Optei pela classificação automática, preciso classificar os itens manualmente?
Não. Com a classificação automática conforme o e-Consulta ativada, não é necessário classificar os itens manualmente.
No entanto, se não concordar com alguma classificação, você pode editar e alterar o item manualmente.
2. É possível editar mais de um item ao mesmo tempo?
Sim, o sistema permite a edição de itens em lote.
Obs: Essa funcionalidade deverá ser utilizada para alteração de itens que possuam a mesma classificação.
3. Como o sistema atribui a classificação aos produtos?
ICMS: Com base na combinação de NCM + EX (se informado) + CEST.
PIS/COFINS: Com base na combinação de NCM + EX (se informado).
Obs: Se o usuário optar por classificar o ICMS pelo CFOP, o sistema desconsidera a tributação do item e utiliza apenas o CFOP para a classificação do ICMS.
4. O que acontece quando o produto possui NCM, EX e/ou CEST inválido(s)?
O sistema retorna a classificação do item como TRIBUTADO. Para esses casos, o usuário poderá fazer a análise do item e alterar a informação que achar necessário.
5. O que acontece quando, no XML, o NCM não é correspondente ao produto da descrição. Como será realizada a classificação desse item?
A classificação NUNCA ocorre por meio da descrição dos produtos. O sistema realiza a classificação com base na NCM, EX e CEST.
Nesse caso a classificação seria atribuída ao item através da NCM. Para que o sistema considere o item o usuário precisará corrigir a NCM do item através da opção de edição ou edição em lote.
6. O sistema poderá atribuir a classificação do item através do GTIN?
Não. A classificação dos itens é feita exclusivamente com base na NCM, combinada com EX e CEST, se estes estiverem informados.
7. O que são itens não classificados?
Depende. Existem dois cenários.
Decorrente da classificação automática: Os itens não classificados são aqueles que possuem NCM inválida - seja por estar fora do período de vigência ou por não existir. Nesses casos, o motor não consegue classificar o item. Para que a classificação seja realizada, é necessário revisar a NCM e ajustá-la para a correta ou, alternativamente, atribuir a classificação manualmente.
Decorrente da classificação manual: Os itens não classificados são aqueles cuja NCM pode estar inválida ou cuja classificação manual ainda não foi confirmada. Caso a ausência de classificação não esteja relacionada à NCM, o usuário deverá selecionar os itens não classificados e realizar a classificação manualmente.
8. É possível exportar os itens para revisão?
Não. A revisão dos itens deve ser realizada diretamente na tela de classificação.
4. Apuração
1. Com a apuração finalizada o que é necessário fazer para a transmissão?
Se a apuração estiver com o status “Finalizada”, basta clicar em TRANSMITIR.
Ao realizar essa ação, o sistema enviará automaticamente o PGDAS, sem necessidade de acessar o e-CAC ou o Portal do Simples Nacional para fazer a transmissão manualmente.
2. Podemos automatizar o envio da segregação no e-CAC, sem a necessidade de ação do usuário?
No motor a apuração prévia é feita automaticamente na data escolhida pelo cliente ao configurar uma empresa. A transmissão depende da ação do usuário.
Essa ação é necessária, pois permite que o usuário valide a apuração antes da transmissão. Caso não concorde com algum valor, ele poderá revisar a segregação e a receita apurada antes de prosseguir.
A transmissão pode ser feita individualmente, por empresa, ou em lote.
A transmissão em lote automatiza o processo, pois permite que o usuário possa transmitir todas as apurações com status igual a "Finalizada" de uma única vez, sem a necessidade de acessar cada empresa para realizar a transmissão.
Então, por exemplo, se o usuário possuir 100 empresas com a apuração finalizada no motor, é possível transmitir as 100 de uma única vez, sem precisar transmitir uma a uma. Essa opção automatiza o processo da transmissão.
3. Após a transmissão, a guia DAS é enviada ao cliente?
O envio automático da guia depende da configuração da empresa. Se a opção de envio automático estiver ativada, a guia será enviada automaticamente para o e-mail cadastrado assim que emitida. Caso contrário, o envio precisará ser feito manualmente: o usuário pode realizar o envio através do próprio motor após a transmissão ou realizar o download da guia e enviá-la.
4. Como o motor realiza a apuração da receita proveniente da prestação de serviços?
No momento, a automação deste módulo é destinada às empresas que possuem atividade de comércio. Para empresas que apuram receitas de serviços - ainda que concomitante ao comércio - será necessário inserir a receita manualmente na apuração do período através da funcionalidade “edição de receitas”. A apuração automática das receitas de serviço está prevista no roadmap para o terceiro trimestre de 2026.
5. Como o motor apura a receita decorrente da revenda de mercadoria, em operação interestadual, com produto sujeito à substituição tributária no Estado de destino?
As revendas interestaduais de mercadorias sujeitas à substituição tributária são segregadas na categoria “Revenda de mercadorias, exceto para o exterior - sem substituição tributária/tributação monofásica/antecipação com encerramento de tributação (opção aplicável ao substituto tributário do ICMS)”.
Quando o contribuinte atua como substituto tributário (CFOP 6403), o imposto relativo à sua própria operação deve ser recolhido dentro do Simples Nacional (SN) e o ICMS devido por substituição tributária deve ser apurado conforme as regras aplicáveis às empresas não optantes pelo Simples Nacional e recolhido por meio de guia própria.
No caso de operações com mercadorias sujeitas ao regime de substituição tributária cujo imposto já tenha sido retido anteriormente (CFOP 6404), o imposto relativo à operação também deve ser recolhido dentro do Simples Nacional (SN) e valor do ICMS-ST retido anteriormente deve ser objeto de pedido de restituição, uma vez que a presunção de ocorrência de venda interna não se concretizou.
6. Caso o CFOP esteja incorreto no XML, como o motor considera essa operação na apuração?
O motor utiliza o CFOP da nota em duas situações:
Atribuição da atividade: O CFOP é determinante para segregação da receita conforme as atividades do Simples Nacional. Se o CFOP estiver incorreto a atribuição da receita por atividade pode ficar incorreta. Por exemplo: Uma empresa de comércio revende um produto utilizando o CFOP de indústria. A segregação da receita por atividade ficará incorreta, pois o motor entenderá através do CFOP que se trata de uma receita de venda e não revenda.
Classificação de ICMS: Caso o usuário opte pela classificação do ICMS pelo CFOP, o motor realizará a classificação com base no CFOP informado na nota, portanto se o CFOP estiver incorreto a classificação tributária do ICMS pode ficar incorreta.
Por exemplo: Usuário habilitou a classificação de ICMS através do CFOP e a empresa emitiu uma nota com CFOP de revenda sem Substituição de ICMS para um produto que teve Substituição de ICMS. Nesse caso o motor olharia para o CFOP informado na nota e não segregaria essa receita como Substituição Tributária, deixando a apuração incorreta.
7. É possível retificar uma apuração já transmitida?
Sim. Atualmente, a retificação é possível apenas para apurações realizadas pelo motor do Simples.
A retificação de períodos que não foram apurados pelo motor está em desenvolvimento e será disponibilizada em breve.
8. É possível recalcular guia vencida?
Sim. Para declarações já transmitidas, o motor disponibiliza a função “Gerar DAS” no painel de controle.
Para recalcular, siga o caminho: Motor do Simples Painel de Controle Ações Gerar DAS. Em seguida, informe a data de consolidação (data de pagamento) e clique em Gerar DAS.
9. O módulo calcula Fator R automaticamente?
Não. O Motor Fiscal não possui campo para informação da folha de salários para empresas sujeitas ao Fator R.
10. O que significa “Status Aguardando”?
Significa que o sistema está aguardando o dia programado para realizar a apuração automática.
11. O que significa “Pendente”?
Significa que existem inconsistências, geralmente relacionadas à:
Classificação de itens
Certificado não importado
Quebra de sequencia das notas
Essas pendências devem ser resolvidas antes da transmissão.
12. Posso editar a apuração?
Sim. Na tela de apuração é possível:
Editar valores de receita
Incluir receitas de outras atividades
Visualizar detalhamento da segregação
Adicionar estabelecimento
13. Posso transmitir várias apurações ao mesmo tempo?
O sistema permite transmissão em lote das apurações finalizadas (quando disponível no ambiente do cliente).
14. O Motor substitui totalmente meu contador?
Não. O Motor automatiza o processo de apuração, mas não substitui a análise técnica do profissional responsável.
Ele é uma ferramenta de automação e segurança.
15. O que devo fazer todo mês?
Checklist mensal recomendado:
✔ Conferir se os documentos foram importados
✔ Verificar se possui novos itens que não foram classificados
✔ Acompanhar o status da apuração
✔ Conferir os valores antes da transmissão
16. Qual é o principal benefício do Motor do Simples?
Redução de erros manuais
Mais segurança fiscal
Economia de tempo
Padronização do processo
Maior controle da apuração
Conclusão
O Motor do SImples da e-Auditoria foi desenvolvido para simplificar e automatizar tarefas fiscais complexas, reduzindo erros e retrabalho. Utilize este FAQ como referência sempre que iniciar uma nova configuração ou encontrar dúvidas no uso diário.
Próximos passos:
- Consulte os tutoriais passo a passo no manual da plataforma
- Realize revisões periódicas das classificações fiscais
- Mantenha os arquivos fiscais sempre atualizados
Em caso de dúvidas específicas ou problemas técnicos, acione o suporte especializado da e-Auditoria para atendimento ágil e direcionado.
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